24 材料也要上保险 | 小刘爱摸鱼

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致读者朋友

昨天，我对 12 月 18 日凌晨推出的新课《学好公文 “材料学”（下）》进行了撤换，原因是为了追求排版效果上的变化，使用新的编辑器时，因为不够熟悉，也不够细心，把讲稿中第五个小标题的位置放错了。我给予纠正并更换新版之后，有的读者以为是重复发送。在这里特别作出说明，并对已阅读过原稿的 248 位读者特别是点了赞的 30 位、留了言的 13 位表示歉意。

最近，不断有新学员入伙。不少学员因为对微信公众号不够熟悉，进入 “三好公文课” 的页面以后，选择触摸比较醒目的 “进入公众号” 绿色按键进入，这样看不到所有的课程。这里，我再提醒一下新学员，进入课堂的正确方法是触摸上一行的 “查看历史消息” 白色按钮，这样就可以自由选课了。

写材料是个技术活，材料管理同样是个技术活。下面这篇文章，是我听说了身边发生的一起小事故之后，有感而发写出来的，算是对上节课讲到的材料管理的一个补充，目的是提醒读者朋友不要因为材料管理不当，导致 “杨白劳” 或者“摆乌龙”。

我听说的那个小事故与写材料没有直接关系，却让我联想到了写材料的相关问题。这是我多年来得到的一点写作认知——天下万事莫不可入文章，天下万理莫不可入文法。

这就是为文者的襟度，这就是写作中的触类旁通。但是，只有心无旁骛、专注一艺的人才能做到。希望我的铁粉都能成为这样的人。

前几天，我听人说了一件事——

某机关单位每年都要统计上报本地的相关数据，近几年这项工作一直由小朱负责。

因为小朱的岗位发生变动，今年的统计工作交给了小江。为保证工作的延续性，两人进行了数据交接。在小朱提供的数据基础上，小江顺利完成了今年的统计工作。

没想到，上级在汇总核验数据的时候，发现这个地方去年的数据与今年的数据对不上，就要求当地进行倒查，这才发现小朱提供的数据不是去年的最终版本。

原来，小朱在交接数据的时候，没有仔细检查，误把数据库的过程稿交给了小江。小江之前没有接触过这项工作，不知道小朱摆了 “乌龙”，导致将错就错。

实际工作中，这样的事情并不鲜见，也不仅仅发生在统计工作中。我们管理材料的时候如果不细心，更容易出现弄错版本的失误，我自己身上也出现过。

要避免这样的失误，办法其实很简单，就是给材料上 “保险”。

材料也能上保险吗？当然能！而且 “险种” 还不少。

第一种是 “防错险”。当一份材料有多个版本的时候，应该在每一份电子文档的文件名前后或者文稿中标明成文日期、修改日期、第几稿或定稿。比如：“1. 材料也要上保险（2017 年 12 月 19 日，第 1 稿）”。这样做，无论是自己对文稿进行归档管理还是拷给别人、发给别人，都不容易出现小朱那种搞错版本的失误。

第二种是 “防失险”。很多人为了图方便，起草文稿的时候，喜欢在电脑桌面建立文档，或者临时把文稿保存在桌面。按照电脑中的固定设置，桌面文档保存在 C 盘，如果电脑崩盘，文稿就会丢失，用恢复数据软件也找不回来。为防止文稿丢失，最好不要存放在电脑桌面，而是存放到安全系数较高的 D 盘或者自行设置的 E 盘、F 盘，同时利用移动存储介质进行备份。如果习惯于把文稿临时存放在桌面，就要注意及时归档入库，否则不仅桌面凌乱，不便于查找文稿，还会增加丢失的风险——在电脑中是这样，在实体的办公桌上也是一样。

当年我对电脑还不怎么熟悉的时候，就发生过辛辛苦苦写出来的稿子，因为存储不当，又遇上电脑崩盘，再也找不回来的 “悲剧”，当时急得真想吐血。

第三种是 “防盗险”。如果你的电脑经常处于上网状态，或者需要通过互联网发送具有私密性的材料（当然不能是国家规定的密件，这类文件任何时候都不能通过互联网发送），可以为文件设置密码，只有掌握密码的人才打得开。如果是 PPT 文件，还可以设置修改权限密码。

上述几种方式，可以综合运用，为你的材料多上几道保险。上的保险越多，安全系数就越大。

保险最主要的作用是防患于未然。90 年代，我曾应邀给一家保险公司写过软文，其中写道：“保险就像船上的救生圈、汽车的刹车、家中的灭火器一样，能够为您的生活提供一份无言的承诺与保障。” 商业保险是这样，材料保险也是一样。

当然，保险不是万能的，在黑客和病毒面前，我们根本防不胜防。尽管如此，防患之心不可无，主动从管理上强化措施、堵住漏洞、减少失误，有百利而无一害。

用电脑管理文稿，最好的安防措施是不上网。如果能够把人防物防技防结合起来，并注意养成一些材料管理上的好习惯，防护网无疑会牢靠很多。

任何外在的形式上的保险，都不如 “保险意识” 这种内在的思想上的保险管用。人们常说：“下心无大错”，“小心驶得万年船。” 无论用电脑管理电子文档还是用传统方法管理纸质文本，无论存储材料还是发送材料，小心一点，细心一点，就会少错一点。就像前面那个故事中的小朱，如果在移交数据之前先仔细检查一遍，移交之后再确认一遍，就会避免失误的发生。

（2017 年 12 月 19 日）

▎本文由简悦 SimpRead 转码。

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