23 学好公文 “材料学”（下）

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续前一讲

4 我们该怎样管理材料

占有的材料多了，管理就是一个大问题。一个人对写作材料的管理水平，在一定程度上反映了写作水平。

作家秦牧认为，“一个作家应该有三个仓库：一个直接材料的仓库装从生活中得来的材料；一个间接材料的仓库装书籍和资料中得来的材料；另一个就是日常收集的人民语言的仓库。”

这三个库无疑都很重要，但公文写作与文学创作毕竟有所区别，不能简单照搬作家的做法。根据我的经验，要想成为一名库存丰厚、管理科学的写作高手，所建立的材料库应该是金字塔式结构。我的写作材料塔建在电脑里，大致分为四层：

底层是文章库。以电子文档的形式，原原本本、完完整整地存储有学习和参考价值的文章和文件。如果没有现成的电子版，又懒得自己敲一遍，可以存储扫描件。

第二层是信息库。主要是分类存储从文章文件中抽取、摘录出来的信息，以及工作中掌握的统计数据、最新动态、经验做法等信息。收入的信息以有价值、可能用得到为标准，与本职工作关联度大的优先收录。

第三层是知识库。主要收藏自己感兴趣又可能用得上的各科知识，特别是历史、政治、经济、科技、管理和本行业领域的新概念、新知识、新理论。

最顶层是思想库。重点收录名言警句和他人有思想有创见的观点材料，以及个人的学习心得、经验体会、思想火花等，很多可以成为写作的重要线索和内容片段。

在电脑里，一个材料库其实就是一个文件夹。在每个文件夹中，可以设立若干个子文件夹，就像在仓库里摆上数量不等、大小不一的柜子，每个柜子里又有一层层抽屉。

材料的具体分类方法很多，最基本、最实用的一个是按来源分类，一个是按主题分类，这两种方法可以交叉使用。比如：“文件”可以分为 “中央文件”“本省文件”“外省文件”；每一类文件，再按主题分为“党建工作”“经济工作”“社会工作” 等子类；“党建工作”又可分为 “组织工作”“宣传工作”“统战工作”“纪检工作” 等孙类。

在分门别类的基础上，还应该用简明扼要、能够精准反映材料主题的文字给每个文档命名，最好标明成文或入库的年月日，这样材料就不会弄混，既便于管理，又便于查找。比如：“×× 省委关于党委领导下的校长负责制实施意见（2014 年 5 月 8 日印发）”。

有的材料，归入这一类也合适，归入那一类也合适，那就复制几份，存放在不同的文件夹里。

为便于检索材料，对同一个文件夹中的多个材料，可以按照生成的时间先后，分别在文件名的前面加上序号。同时，每一个文件夹中建立一张材料清单。

5 我们该怎样选用材料

收集到的材料只是本钱，选准用好材料才是本事。选用材料，大致要分四步走：

第一步是鉴别，目的是去伪存真。对收集到的材料，不能捡到篮子里就是菜，该检查的要检查，该核验的要核验，该考证的要考证。那些错误的、虚假的材料，必须坚决摈弃、毫不吝惜。

第二步是筛选，目的是去粗取精。收集材料是多多益善，筛选材料则贵在精当。要围绕主题、精挑细选，把典型的、新鲜的、生动的、价值高的材料留下来，把 “外围” 的、过时的、用处不大的材料剔出去。

鉴别和筛选材料，眼力非常重要。有的材料，就像泥沙中的金子、蚌壳里的珍珠、石头里的璞玉，没有点儿眼力见，根本发现不了，更看不到它们的潜在价值。这样的材料如果被抛弃了，无异于暴殄天物。

关于怎样处理收集材料和筛选材料的关系，《茅盾论创作》中有一段话说得很透彻：“采集之时，贪多务得，要跟奸商一般，只消风闻得何处有门路，有货，便千方百计钻孔，弄到手方肯死心，不管是什么东西，只要是可称为‘货’的，便囤积，不厌其多”，到筛选材料的时候，“就像关卡的税吏似的百般挑剔了，整整一卡车的‘货’，全要翻过身来，硬的要敲一敲，软的要扪一把，薄而成片的，还要对着阳光照了又照——一句话，用尽心力，总想找个把柄，便扣下来，不让过卡”。

第三步是加工，关键是使之合用。加工材料的手法很多，可以从一个材料中截取有用的部分，也可以把零散的材料进行整合；可以把穿着 “外衣” 的材料剥壳取瓤，也可以对材料的原矿石进行熔炼、提纯，重塑为需要的形状；可以把材料的粗胚打磨一番，也可以把古文翻译成现代文，把外国话翻译成中国话，把 “普通话” 转换为“地方话”，把别人的话变成自己的话。总的来说，要通过适当加工，提升材料质量，确保合用好用。

没有经过加工提炼，原生态、原汁原味的材料，叫做 “原材料”。与之对应的一个概念，叫做 “预制件”，本意是指施工前已经制作好的建筑构件，在写作中引申为提前加工、组装好的材料整件。善于写文章的人，平时会大量地制作和存储这样的预制件，到了动笔的时候，就不用一砖一瓦地盖房子，而是使用预制件来迅速拼装。

第四步是使用，关键是用当其所。材料的使用，总的原则是支撑观点、务求贴切，以少胜多、务求精当。特别是要用主线把材料串起来，用观点把材料统起来，使材料服务于主题、服从于观点，不能搞成 “两张皮”。具体来说，使用过程中要做好 “四定”：

一是定位置。明确哪个材料用在文章的哪个部分、哪个地方。

二是定用法。逐一明确每个材料是直接引用、照搬照用，还是组合运用、翻新化用。在使用数据时，要特别注意什么情况下使用绝对数，什么情况下使用相对数。一般来说，绝对数只反映数量大小，用于静态地看工作。比如：

一年来，全省共举办党的十八届六中全会专题培训班 5000 多个（期），集中培训党员、干部 32 万多人次。

如果要动态地反映情况变化、工作成效，使用同比、占比等相对数更有说服力。又如：

一年来，省干部学院共承办各类培训班 123 期，培训学员 6.1 万人次，分别比去年增长 12.5%、15.3%。

三是定详略。写文章不能平均用笔，每一部分使用材料的多少、详略，也不能搞平均主义。一般而言，观点越重要，越是需要充分论证、说明，使用的材料越多；重要的材料宜详，次要的材料宜略；具体的材料宜详，概括性的材料宜略；点材料宜详，面材料宜略；新材料宜详，旧材料宜略。

四是定疏密。使用材料除了浓淡相宜，还应疏密相间，不能密密麻麻地堆在一起，把文章搞成材料仓库。一般情况下，如果前一个观点用的支撑材料较多，后一个观点就应该少用一些，反之亦然。当然，材料用与不用、用多用少，关键要看观点表达的需要。不用材料也能够讲清楚的道理，自然无需使用。

总之，收集材料贵在 “博”，鉴别材料贵在“严”，选择材料贵在“精”，加工材料贵在“巧”，使用材料贵在“活”。把这几个字理解到位了，就能较好地掌握“材料学” 的要义。

（2017 年 11 月 24 日初稿，12 月 17 日改定）

▎本文由简悦 SimpRead 转码。

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