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明目的 捋关系 辨情形 做减法
——例谈公文文种选择的思维方法
成 文
【核心观点】
公文起草实践中,只要准确而熟练地掌握公文常识,多数情况下文种是比较容易确定的。但也有一些文件稿的起草,有多个文种可供选择。遇到这种情况,我们绝不能随随便便选一个文种,而要以充足的理由去选出最合适的文种。在实际操作上,可以运用 “减法思维”:先抓主要矛盾和矛盾的主要方面,根据文件的核心内容和行文目的,大致明确可以选用的文种;再抓次要矛盾和矛盾的次要方面,根据行文关系(上下内外)以及不同文种的适用情形等,逐步缩小可选文种的范围,逐一剔除有不合适之处的文种,直至聚焦到最佳选择、唯一选择上。
今年 3 月,中共中央办公厅印发《关于加强新时代离退休干部党的建设工作的意见》,其中明确要求 “探索规范建立干部荣誉退休工作制度”。文件下发后,我在本地组织开展了一些实践探索。这段时间,考虑把行之有效的做法加以规范化、制度化,就专门成立了一个文件起草小组。
按照写材料的经验,我让起草小组的同志不要急着动手,先到网上搜一搜,看看其他地方和单位有什么好经验好做法,把相关文件、新闻报道等汇编成册,以利借鉴。起草小组的同志很给力,很快就编出了一本参考资料,在认真学习借鉴的基础上,拿出了文件初稿。
在召集起草组讨论修改文件稿之前,我也认认真真地把全套资料学了一遍。结果发现,我们收集到的 16 个相关文件,主件大致分为以下 5 种:
《干部荣誉退休制度(试行)》
《干部荣誉退休方案》
《干部荣誉退休实施办法》
《关于实行 / 全面推行干部荣誉退休制度的通知》
《关于进一步规范 / 做好干部荣誉退休(有关)工作的通知》
这些文件,从行文主体看,多系相关党政部门联合对外发文,发文单位有省一级的,也有地市一级的,还有少数是国家部委、县级部门、事业单位内部发文;从文件名称看,涉及制度、方案、办法、通知 4 个文种;从选用频次看,采用第一种形式(包括以通知的形式印发制度)的地方和单位最多,一共有 6 个。
然而,数量多未必就代表路子对,真理往往掌握在少数人手上。在我看来,好几个标题都有欠考虑的地方——一来 “干部荣誉退休工作制度”中的 “工作” 二字不能减省。1982 年 2 月,党中央作出《关于建立老干部退休制度的决定》,这标志着我国的老干部工作进入了制度化的发展轨道,迄今已整整 40 年,形成了一整套完整、规范且成熟的制度设计。中央要求探索规范的,不是“干部荣誉退休制度”,而是“干部荣誉退休工作制度”,二者有着本质性的区别。二来干部荣誉退休工作制度总体上还处在探索规范阶段,一下子就 “全面推行” 未免有些操之过急。三来作为一个指导建立和推行工作制度的普发性文件,不宜直接把 “制度” 作为文件名称。为什么?容我先卖个关子,后面再给出答案。
为了统一认识、选准文种,讨论修改文件稿的时候,我一开始就问起草组成员:“上面这 5 个文件标题,你们认为有没有不合适的?不合适的地方在哪里?为什么不合适?” 遗憾的是,大家七嘴八舌、讨论热烈,但说到点子上的并不多。
在我看来,研究起草 “红头文件”,选择正确的文种、使用合适的名称非常重要,这是精准定性和定位的重要一环,也是确保公文质量的基本要求。为了解决好这个问题,避免不当使用文种产生误导,我在会议室里开展了一次案例教学。
我首先从电脑里调出《中国共产党党内法规制定条例》(2012 年 5 月 26 日中共中央批准并发布,2019 年 8 月 30 日中共中央政治局会议修订),把鼠标滚动到下面的条目:
第五条 党内法规的名称为党章、准则、条例、规定、办法、规则、细则。
……
第九条 党的中央组织就下列事项制定中央党内法规:
(一)党的性质和宗旨、路线和纲领、指导思想和奋斗目标;
(二)党的各级各类组织的产生、组成和职权职责的基本制度;
(三)党员义务权利方面的基本制度;
(四)党的领导和党的建设各方面的基本制度;
(五)涉及党的重大问题的事项;
(六)党的纪律处分和组织处理方面的基本制度;
(七)其他应当由中央党内法规规定的事项。
借助投影仪,我和起草小组成员一起学习了这两条规定。紧接着,根据自己的理解和经验,我这样解释道:
《条例》第五条,明文规定了党内法规的 7 种名称,“制度” 并不在其中。什么是制度?从第九条可以看出,它是党内法规的重要内容,或者说,是需要以党内法规形式来作出规定的一类重要事项。机关单位制定的制度,大致可分为程序性制度、实体性制度、保障性制度、惩戒性制度等。按照《现代汉语词典》里的解释,制度有两种定义:一是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则;二是在一定历史条件下形成的政治、经济、文化等方面的体系。显然,“干部荣誉退休工作制度”中的 “制度” 二字,取的是第一种定义。
在我看来,我们研究制定的这个文件,制度是 “实”,文件是“形”;或者说,制度是“瓤”,文件是“壳”。制度既不是法定公文的具体文种,也不是党内法规的具体名称,所以不宜直接用作普发性文件的名称。当然,作为一个单位内部使用的规章制度,直接命名为《×××× 制度》是可以的,但这样的文本往往比较简单,只具备规范性、约束性,不具备指导性,至少指导性不强。无论在一个省、一个市还是一个县(市、区)的范围内建立和推行制度,都应兼顾普适性、规范性、约束性和指导性,既要明确告知受文对象什么可以做、什么不能做,又要指导他们需要做什么、应该怎样做。我们研究制定文件的时候,既要考虑具体内容,又要考虑适用对象,做到内外有别。如果使用党内法规来制定这个文件,党内法规不能单独作为“红头文件” 来印发,一般采用 “形式主件 + 实质主件” 的印发方式。就这个文件来说,可以把《关于印发…… 通知》作为形式主件,把《干部荣誉退休工作制度实施办法》或《干部荣誉退休工作制度实施细则》作为实质主件。
说到这儿,为了增强说服力,我又从办公室里找来《中央党内法规和规范性文件汇编(1949 年 10 月—2016 年 12 月,上下)》(中共中央办公厅法规局编,法律出版社,2017 年 8 月第 1 版)《中国共产党党内法规汇编》(中共中央办公厅法规局编,法律出版社,2021 年 7 月第 1 版),一共厚厚 3 大本,把标题中有 “制度” 二字的文件统统 “抠” 了出来,分别是:
《中共中央批转 <中央组织部关于建立民主评议党员制度的意见> 的通知》(1988 年 12 月 15 日)
《中共中央关于建立健全省部级在职领导干部学习制度的通知》(1989 年 12 月 27 日)
《关于对党和国家机关工作人员在国内交往中收受的礼品实行登记制度的规定》(中共中央办公厅、国务院办公厅 1995 年 4 月 30 日印发)
《中共中央办公厅关于转发 <中共中央纪律检查委员会关于重申和建立党内监督五项制度的实施办法> 的通知》(1997 年 2 月 4 日)
《关于进一步推进国有企业贯彻落实 “三重一大” 决策制度的意见》(2010 年 6 月 5 日)
《中共中央办公厅印发 <关于建立党委新闻发言人制度的意见> 的通知》(2010 年 8 月 18 日)
《中共中央办公厅、国务院办公厅印发 <关于推行地方各级政府工作部门权力清单制度的指导意见> 的通知》(2015 年 3 月 3 日)
《中共中央办公厅、国务院办公厅印发 <关于推行法律顾问制度和公职律师公司律师制度的意见> 的通知》(2016 年 5 月 26 日)
《中央和国家机关严格党的组织生活制度的若干规定(试行)》(中央和国家机关工作委员会 2019 年 4 月 22 日印发)
我把这些文件的标题分别念了一遍,接着说:
你们看,上面这 9 个文件,内容都是建立和推行相关制度,但 “制度” 二字都不是落在标题最后,不是作为文件名称来使用的。真正的名称或文种,是办法、规定、意见、通知。办法和规定,都属于党内法规,不仅规范性、约束性较强,还具有突出的强制性。意见和通知,都可作为规范性文件,规范性、约束性、强制性比党内法规弱,但指导性则更强。
这里,大家需要准确理解和掌握一个概念——规范性文件,指的是党组织在履行职责过程中形成的具有普遍约束力、在一定时期内可以反复适用的文件,常用文种有决议、决定、意见、通知等,制度也可以包括在内。我们一开始列举的第四种、第五种标题,都是把通知作为文种。与党内法规相比,规范性文件的位阶要低一些,在制定程序、发文规格上的要求也会低一些。从总体上看,干部荣誉退休工作制度还处于探索阶段,不宜上升到党内法规的层面,加上我们几家拟联合发文的单位都是市直部门,层级不算太高,我觉得这个文件还是使用规范性文件的形式更为合适。
最前面所列举的文件标题,有一个是《干部荣誉退休方案》。我觉得,用方案来命名这个文件并不合适,因为方案属于事务性文书,其内容主要是明确目标任务、实施路径和工作分工,往往有明确的实施时限,既不具备普遍约束力,也不能反复适用,不属于规范性文件。说得更明白一些,如果仅仅为一批干部集中举办荣誉退休仪式,谁来举办、何时举办,怎样安排、如何组织,可以专门制定一个方案,但这样的方案属于 “一次性” 的。
基于以上分析,我觉得,我们研究制定的这个文件,最合适的文种或名称就是通知。作出这样的判断和选择,至少综合考虑了 3 方面因素:
一明行文目的。行文目的,就是起草文件所要达到的作用和效果,它指引着运思行文的基本方向。我们起草这个文件的根本目的,一言以蔽之,就是指导和推动本地各级各单位一起来探索规范建立干部荣誉退休工作制度。这个目的,实质上已经对文件内容(建立干部荣誉退休工作制度)、主要特性(探索性、规范性、指导性)、行文关系(向本地各级各单位行文,也就是对下对外行文)等作出了明确而精准的定位。文件文稿的特性是其 “质” 的规定性和突出差异性,主要由内容决定,也与文种密切相关,不同内容有不同的特性,不同文种也有不同的特性。从这个文件的内容来看,最突出的特性一个是探索性,一个规范性,因为不少做法还是探索性的,未必成熟,不宜使用党内法规来严格规范。基于这样的分析,如果又了解党内法规与规范性文件的区别,我们就可以把文种选择的范围大致框定在规范性文件之内。那么,决定、决议、意见、通知、制度都可作为规范性文件,而且都是下行文,我们到底选哪一个呢?这就需要接着考虑第二个因素——不同文种的适用情形。
二辨适用情形。《党政机关公文处理工作条例》明文规定,决议 “适用于会议讨论通过的重大决策事项”;决定 “适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”;意见 “适用于对重要问题提出见解和处理办法”;通知 “适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文”。我们这个文件,内容还够不上 “重大决策事项”,并不打算也没有必要上会研究,所以使用决议这个文种显然是不合适的。探索规范建立干部荣誉退休工作制度,也还称不上 “重要事项”,上位文件已经有明确要求,无需作出决策,所以使用决定这个文种也不合适。再往下琢磨,建立干部荣誉退休工作制度,所涉及的问题都比较具体,是如何操作、如何规范方面的问题,算不上 “重要问题”,所以使用意见这个文种仍然不合适。分析到这里,决定、决议、意见、通知、制度这 5 个可选文种,还剩下后面 2 个。怎样 “二选一”?我们再看第三个因素。
三捋行文关系。起草文件,必须搞清楚行文关系。对上报文和对下发文、对内发文和对外发文,都在一定程度上限制着文种的可选范围。就这个文件来说,行文关系是 “对下 + 对外”,对下发文使用通知、制度都是可以的,但对外发文则不宜使用制度。这样,就只剩下通知一个文种可用了。
总之,我们选择公文文种或确定文件名称的时候,应当统筹考虑上述几个方面。公文起草实践中,只要准确而熟练地掌握公文常识,多数情况下文种是比较容易确定的。但也有一些文件稿的起草,有多个文种可供选择,这个文件的起草就是一个典型的例子。遇到这种情况,我们绝不能随随便便选一个文种,而要以充足的理由去选出最合适的文种。在实际操作上,可以运用 “减法思维”:先抓主要矛盾和矛盾的主要方面,根据文件的核心内容(主要矛盾)和行文目的(矛盾的主要方面),大致明确可以选用的文种;再抓次要矛盾和矛盾的次要方面,根据行文关系(上下内外,这是次要矛盾)以及不同文种的适用情形(矛盾的次要方面)等,逐步缩小可选文种的范围,逐一剔除有不合适之处的文种,直至聚焦到最佳选择、唯一选择上。
这里,我还要特别说明一点:不同文种的适用情形是 “小区别”“小矛盾”,与之相比,把准行文关系更重要,思考的顺序也应该更靠前。但因为规范性文件都是下行文,单从行文关系来看难以区分,所以在这个例子中,我把“捋行文关系” 放在了 “辨适用情形” 之后。一般情况下,这个顺序应该倒过来,这才符合“先立乎其大者,则其小者弗能夺也”《战国 · 孟子《孟子 · 告子上》的原则和逻辑。而特例的存在,也正说明无论思维方法还是写作方法都是“有大法、无定法”(元 · 郝经《陵川文集 · 答友人论文法书》)的,需要从实际出发,灵活加以运用。从特殊到一般,这是归纳的思维方法;从一般到特殊,这是演绎的思维方法。这两种思维方法,我们同样要善于灵活运用。
听我说完这些,起草小组成员纷纷点头。(4888 字,2022 年 12 月 6 日完稿,12 月 15 日修改,12 月 17 日再改)
三好公文课——
寓心悟于故事,好听;传心得于案例,好懂;授心法于实战,好用。用心创造,好文好课!
文稿更出彩,人生更精彩!
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