115 建好管好材料库 | 小刘爱摸鱼

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【新课导学】

这堂课，是兑现对第二期全省优秀年轻干部机关文稿写作骨干培训班学员的承诺。

有学员向带班的同志提出，希望成老师能分享一下材料库建设和管理方面的经验，说是听课的时候没来得及请教。

带班的同志找到我，我说没问题，我会在近期推出这方面的课程。

我身边的同事都知道，我的电脑里存的资料特别多，但无论调阅哪一个资料，我几乎都能在几秒钟之内找出来，这得益于平时在材料库里下的功夫。凡是 “参观” 过我的材料库的人，都很惊讶，也深表佩服。我总是笑笑说，只要勤快 + 用心，你也能做到。

我有一条经验：一个人写材料的水平怎么样，不一定非要看他写的稿子，看看他的材料库就知道了——库存是否丰富，管理是否科学，整理是否及时，完全可以看出一个人的素质，特别是有没有养成勤积累、勤收拾的好习惯。

回想起来，我注意整理材料的习惯，源于小时候母亲对我的严格训练。从小母亲就告诉我，自己的东西要注意收纳、整理，什么东西放在哪里要相对固定、心中有数，用完了要放回原处。

大学毕业，我留校工作的时候，兼任过学生工作处的秘书，管过学生档案。几千份档案按年级、班级摆放，并一一造册登记，调阅档案有存根、有记录。当时我遇到了一位好老师，他是学工处的副处长，姓冯，军人出身，做事情特别细心，什么东西都摆放得整整齐齐，该登记的登记得清清楚楚。同事们开玩笑说，冯处长家里连袜子都是编好号、排好队的。

后来，我担任过校长办公室副主任，分管过档案室。当时学校申报二级档案室，有关材料出自我手。为了写好材料，我恶补了一番档案管理知识。

所有这些，对于我建好管好自己的材料库都很有帮助。

其实，无论有没有经验、懂不懂管理档案资料，这些都不重要，重要的是有心、用心——“世上无难事，只怕有心人” 嘛！

建好管好材料库

有一次，我在干部学院讲写作课的时候，一位学员问道：“成老师，我觉得收集材料是个两难的问题：一方面，‘书到用时方恨少’，总希望多积累一些材料；另一方面，材料越多越难找。很多时候，明明记得有这么个材料，可怎么都找不着。怎样才能做到‘仓廪实’而又‘方便找’呢？”

这位学员的困惑，也是很多写作新手的困惑。他的问题，既涉及材料库 “怎么建” 的问题，又涉及材料库 “怎么管” 的问题。材料是写作的本钱，没有钱不行，有了钱管不好、用不好也不行。

我体会，在材料的收集上，总的原则有两条：

一是传统渠道与网络渠道相补充。尽管互联网上资料很丰富，查找也很方便，但我们决不能忽视传统渠道。要注意通过调查研究掌握 “一手资料”，从实体书籍、报纸杂志、红头文件、领导讲话、内部刊物中寻找 “二手资料”，使收集材料的渠道多几条，广开 “材源”、兼收博采。

二是零存整取与急用现找相结合。收集占有材料，功夫要更多地花在平时，聚沙成塔，集腋成裘，以备不时之需。动笔之前，再有针对性地做些功课，缺什么补什么，这就两全其美了。

在实际操作上，我习惯于借助电脑对材料进行归档管理，主要做法有这么几条：

第一，层层建好材料塔。作家秦牧认为，“一个作家应该有三个仓库：一个直接材料的仓库装从生活中得来的材料；一个间接材料的仓库装书籍和资料中得来的材料；另一个就是日常收集的人民语言的仓库。” 这三个库无疑都很重要，但我觉得还远远不够。我的经验是：“材料是座金字塔，一层一层用心搭。低层多存原矿石，要找宝贝往上爬。”

我的写作材料塔大致分为四层：底层是文章库和文件库，主要以 Word 文档的形式，原原本本存储全文。如果文章太长又没有现成的电子版，可以存储扫描件或摘要版。第二层是信息库，存放的主要是统计数据、经验做法、好词好句等内容庞杂且相对零散的信息。可以是从文章文件中抽取出来的吉光片羽，也可以是随手摘录的读书笔记。第三层是知识库，主要收藏自己感兴趣又可能用得上的各科知识，特别是新知识。顶层是思想库，重点收录名言警句以及个人的学习心得、经验体会、思想火花等，很多可以成为写作的重要线索和内容片段。

第二，精心设计材料柜。在每一层材料塔里，还要根据材料存量和个人的取用习惯，自行设计若干个分装材料的柜子，每个柜子里又有大小不一、数量不等的抽屉，以便于把材料分门别类进行存放。每个柜子、抽屉都要有醒目的标签，每个文档都要有自己的名字，最好标明在同一个材料组（柜子、抽屉、夹子）中的排序以及生产或入库日期。

生活中，贵重物品要装进保险柜。材料的保险柜应该建在自己的脑子里，不求完整记得每一份材料的内容，至少要记得放在哪一层、哪一个柜子、哪一个抽屉里。当然，如果能把电脑记录与人脑记忆相结合，那就是 “双保险” 了。

第三，实行多轨备份制。一些重要材料或跨界材料可以复制几份，分别存放在不同的柜子或抽屉里。比如：我把 “习近平总书记讲话” 这个文件库，按年度、按类型分设两个文件柜。在 “按年度” 这个文件柜中，将其担任国家副主席以前的讲话放在一个文件夹里，之后每年的讲话建立一个文件夹；在 “按类型” 这个文件柜中，分设有 “重要会议”“集体学习”“署名文章”“党校讲话”“各地考察”“班子谈话”“调研座谈”“出访演讲” 等文件夹。这样，记得讲话大概时间的，可以到对应年份的文件夹中查找；不记得讲话时间的，可以按讲话或文章的类型来查找。

第四，及时列出材料单。对自己执笔或组织撰写的文章，包括受命起草的机关文稿，我除了按年月分别归档以外，每个月还以一览表形式列出一张清单，简要记录文稿名称、完成时间、定稿字数、采用情况等，每年形成一份总台账，既便于统计工作量，又便于今后查找调阅。

第五，经常打理材料库。材料放进仓库的时间长了，难免被遗忘甚至蒙尘发霉，这就需要经常打理，时不时把材料拿出来看一看、晒一晒，该整理的整理，该清理的清理。

第六，养成顺手整理材料的好习惯。专门拿出时间，定期、全面、系统整理很不容易做到，如果平时顺手多做一点就容易多了。无论怎么找来的材料，只要有入库价值的，入库前顺手排好版、命好名、建好卡，其实花不了多少时间。但如果当时偷一点儿懒，省了一点儿时间，过后材料越积越多，整理的难度也就越来越大，需要花费的时间和精力也更多。

现在，网上有不少笔记软件，电脑版、手机版、通用版的都有，不仅能作出标识、分类管理，还能全文搜索、保存图片、收藏网页。这些软件虽然能带来不少方便，但我还是主张在电脑里自建材料库，除了个人习惯的问题，更主要的原因有 3 个：一是这些软件多数要联网使用，不能上网的地方就用不了；二是材料保存在公共服务器上，安全性和私密性缺乏保障；三是内存和材料分类的层级相对有限，怎么也比不上自己的电脑。“鞋子合不合适，只有脚知道。” 不信，你可以下载一些软件亲自试试看。（1945 字，2017 年 1 月完稿，2018 年 6 月 15 日修改）

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▎本文由简悦 SimpRead 转码。

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