67 谈谈课件制作与公文写作的相通之处

type

status

date

slug

summary

category

icon

password

Origin

URL

致读者朋友

3 月 5 日，正是学雷锋活动日。

微友 “兵丁乙” 在“三好公文课”中给我留言，说随着多媒体技术的发展，现在图文混合的汇报形式——PPT，也成为文字工作者的 “重担” 之一，特别是在高校，希望在这方面传点经。

PPT，是英文 PowerPoint 的缩写，指的是一种演示文稿图形程序，是 office 软件的重要组件之一，因为老师在讲课时用得最多，所以俗称 “课件”。当然，PPT 的用途并不限于教育培训，召开会议、举办活动、宣传推广等很多场合都用得上。

我是当大学老师出身的，课件制作是老师必须掌握的基本技能，我在这方面有经验也有心得。

看了 “兵丁乙” 的留言，一开始我觉得这与公文写作、与 “三好公文课” 没有关系，属于超范围点单；认真琢磨起来，课件制作与公文写作还真有不少相通之处。于是，就有了下面这堂课——既是讲课件制作，也是另辟蹊径讲公文写作。

课件制作与公文写作 1

我从 1991 年开始接触公文写作，1999 年开始接触课件制作，同时也开始了用电脑写作。我对公文写作和课件制作的学习，都是靠自学、靠摸索，从没有经过系统培训，直到现在用电脑打字指法都不规范，但这并不妨碍我成为这方面的好手。

兴趣是本领的种子。我们学任何东西，都应该从激发兴趣、培养兴趣开始；兴趣越浓，定力就越足，后劲就越大，成长性就越强。

1998 年，我工作的大学换了一位校长——他是留日博士，留学期间拿过日本的计算机软件奖，属于较早掌握电脑的 “达人”。第二年，这位校长在全校教职工大会上作了一个别开生面的讲话。他一边讲一边用一种片子进行辅助演示，讲到学校要开源节流、增收节支的时候，片子中出现了一张张 “老人头” 凭空而降的画面，给我留下了非常深刻的印象。

课件制作与公文写作 2

过后，我一打听，才知道这种演示手段叫 “课件”，用的是一种叫做 PPT 的电脑软件。当时电脑还没有普及，我们学校只有办公室、教务处等少数处室配有电脑，而我当时在校团委工作，要想等公家给我配上电脑，不知道要等到猴年马月。求人不如求己，于是我勒紧裤腰带，从菲薄的收入中挤出将近 3000 元，买了一台电脑组装机，还是二手的，系统是 386，就这么学起了电脑打字和课件制作。

回过头来看，我用电脑写作和学课件制作几乎是同步的，这对我体悟其中的相通之处很有帮助。琢磨起来，体会比较深的相通点主要有这么 7 个。

课件制作与公文写作 3

相通点 1：以受众为中心的设计理念

写文章要处处替读者着想，做课件也要多从听课者的角度去考虑。

从听课者的角度考虑，一个好的课件起码有 3 点要求：一是看得清楚，这是最基本的；二是吸引人，直观、醒目、抓人；三是方便别人做笔记。要达到这样的效果，我的经验和心得是：

第一，图文并茂，用图说话。因为图片更直观、更有视觉冲击力，所以能用图片说话的就不要用文字，能用图表的用图表，能用组织结构图的用组织结构图。当然，图文必须高度契合、相辅相成，共同为阐释主题服务。图片图表要大一些，最好一页一张，这样才看得清楚，作为点缀的图片另当别论；图片图表也不是越多越好，合适就是最好的。

课件制作与公文写作 4

第二，提纲挈领，标题醒目。课件一开始，要有一个目录或提纲，让人一看就知道大体内容。每个页面的页眉或页脚，可以标明这属于哪一部分。分级标题应采用不同的字体、比正文更大的字号以及不同的、醒目的颜色。

第三，文字精炼，排版得当。课件中文字不宜太多、太密、太小，让人看了产生 “密集恐惧症”。字号最好不小于 28 磅——没有规定，这是经验之谈。你到比较大的教室、会议室里，站在后排看一看打开的课件就知道了。

第四，慎用动画，静态呈现。很多初学者发现课件有动画功能，鼠标一点，图片、文字就能呈现 “飞入”“出现”“打字机” 等效果，觉得很新鲜很“炫”，就喜欢到处用。在我看来，除非是提问的时候为了卖关子，启发受众思考，先不出文字、给答案，或者对个别文字表示强调，否则不宜使用动画效果，因为动画多了晃眼，而且容易让人转移注意力——把注意力从内容转移到形式上，还导致图文呈现的时间缩短，不利于做笔记。课件是让人看的，你就让它老老实实、安安静静地摆在那儿，别人才方便看；如果动来动去的，你自己觉得好玩，可别人不方便看。

这些方便受众的经验，都可以移用到公文写作中，当然需要适当转换，毕竟写文章与做课件是不同的两件事。

课件制作与公文写作 5

相通点 2：“戴着镣铐跳舞” 的创新创造

公文在一定程度上是格式文本，有很多约定俗成的条条框框，所以人们常形容写公文是 “戴着镣铐跳舞”，意思是需要在行为受限的情况下去发挥。与这个比喻相比，我更喜欢用 “画地起舞”、用自由体操来比喻写公文——在规定场地大小甚至有规定动作的前提下，高明的舞者和运动员可以跳出千姿百态的自选动作，也可以把规定动作与自选动作灵活组合，充分展现自己的智慧和创造。在有限中追求无限，这比绝对的自由发挥更难，也更能体现水平。

做课件也是一样。尽管有不同的模板（如同公文的样式、套路）可供选择，但每个页面的大小是固定的，页面的形式、背景也是自动生成的，我们只能在这些设定的条件之下去发挥、去创造。

课件制作与公文写作 6

做课件可以自行设计和选择模板。即使选定了模板，课件中可供发挥的空间还是不小的。比如：可以在母版中植入个性化的元素，插入课件名称、单位的形象标识；可以自行选择页面分栏；文字可以横排，也可以竖排；可以插入空白页，也可以隐藏背景图形，或者对背景进行不同效果的填充；还可以根据需要，自由插入图片、图表、图形、影片、声音、剪贴画、文本框，等等。

水无常形，文无定式。写公文，不能一个模本写到底、一个通稿反复用、一个套路打天下。做课件也不能搞 “单打一”，一定要求新求变，根据内容选择不同风格的模板，在相同的模板中灵活设计不同的页面效果，否则受众会产生审美疲劳，自己的水平也提高不了。

课件制作与公文写作 7

相通点 3：功夫下在平时的素材积累

巧妇难为无米之炊，高手难写无料之文。做课件同样需要收集素材、积累素材。

如同建立写作资料库一样，我的电脑中专门建有一个非常丰富的课件资料库，不同风格的模板、不同主题的图片、各种各样的漫画、林林总总的参考课件，以及适合作为首页、隔页、末页的图片，我都分门别类地建档管理，以便于 “整存零取”。

我认为，看一个人的写作水平，并不一定要看他写的文章，看看他的资料库是不是丰富、管理是不是科学就知道了。提高课件制作水平，也要从丰富自己的素材积累开始，把大量的功夫下在平时，不能总是急用现找。鲁迅说过：“无论什么事，如果陆续收集资料，积之十年，总可成一学者。”

课件制作与公文写作 8

相通点 4：追求整体效果的谋篇布局

写文章要着眼全篇去考虑、统摄全文去摆布，做课件也要整体地想、整体地看，把每个课件作为一个整体去设计和施工。

在我看来，课件其实就是 “电子黑板”“电子图书”。有经验的老师在板书的时候，都会把整块黑板分成 3 大块，左边写讲课的提纲（类似于文章的一级标题），中间写正在讲的主要内容（类似于文章的二、三级标题），右边举例子、做演算、画图示、写一些随时可以擦掉的内容。一本精心设计的书，除了有封面、封底，还会有扉页、前言、目录，上中下篇之间还有隔页。这样的设计思路，都可以运用到课件中，也可以运用到文章中。封面，不就是写文章的“起” 吗？扉页是“承”，隔页是“转”，封底是“合”，道理是相通的。

课件制作与公文写作 9

相通点 5：灵活多样、兼容并蓄的表现手法

写文章有描写、叙事、抒情、说明、议论等基本笔法，还有非常丰富的修辞手法。一篇文章中，可以综合运用多种笔法手法，达到 “和而不同、美美与共” 的效果。

做课件也是一样，有插入、设计、动画 3 个大的表现手法，有颜色、字体、效果 3 个小的修饰方法；可以兼容文字、图片、表格、影音，可以兼容用 Flash 等软件制作的文件，也可以链接到 Word 文档、Excel 文件以及网页上。善于制作课件的人，能够灵活运用、综合运用各种表现手法，使它们融为一体，呈现出 “笼天地于形内，挫万物于笔端”（晋 · 陆机《文赋》）的聚合效应。

课件制作与公文写作 10

相通点 6：千姿百态、追求个性的风格彰显

不同的人有不同的文风，不同的人做课件也有不同的风格。比如：有的人喜欢用素雅的冷色，有的人喜欢用热烈的暖色，也有的人喜欢用对比强烈的反白；有的人追求视觉上的冲击力，有的人更注重文字上的吸引力；有的人制作的课件极尽其繁、华丽无比，也有的人制作的课件简简单单、简中有韵。

萝卜青菜，各有所爱。不能简单地说哪种风格最好，实际上好不好也没有唯一答案。形神合一、内容与形式相协调的就是好，让人看得清楚、看着舒服的就是好，大家觉得好就是真的好。

课件制作与公文写作 11

相通点 7：“玩华而不坠其实” 的尺度把握

古人说，写文章应 “酌奇而不失其真，玩华而不坠其实”。（刘勰《文心雕龙 · 辩骚》）

叶圣陶也说过：“任何真正的艺术都是一种‘自由’和‘节制’的统一。”

写文章也好，做课件也罢，都需要有必要的修饰，但凡事都应有个度，不能过于花哨、华而不实。感情表达失度，会使人感到滥情；文章和课件修饰过多，会使人感到夸饰；玩弄技巧太多，会使自己陷入末技。文章和课件都只是表达思想感情、传播知识信息的一种载体、一种工具，不能舍本逐末、心为形役。

总之，有相隔的山，就有相通的流。写文章与做课件还有很多相通的地方，感兴趣的读者可以自己去琢磨。不仅课件制作与公文写作有很多相通之处，我们做很多事情，都可以找到相通的道理、相通的方法、相通的经验。当你真正领悟了做事情、干工作的 “道”，就会觉得一通百通。（3343 字，2018 年 3 月 7 日完稿）

今日 “三好公文课” 注册用户突破 7000，加更一课，以谢读者！

▎本文由简悦 SimpRead 转码。

momo

交流频道

加入我们的社群讨论分享